Забаронены ў Каліфорніі

Што "забаронены ў Каліфорніі" насамрэч азначае для вашага бізнесу

У амерыканскіх дзелавых колах ходзіць жарт: калі вы хочаце ведаць, што будзе федэральна рэгулявацца праз пяць гадоў, паглядзіце, што Каліфорнія забараніла ў мінулы аўторак. Рэгулятарная экасістэма штата хутка рухаецца, моцна б'е і мае звычку здзіўляць кампаніі, якія мяркуюць, што іх стандартныя аперацыйныя працэдуры паўсюдна законныя. Ад таго, як вы пішаце працоўныя кантракты да таго, якія даныя збірае ваша праграмнае забеспячэнне, у Каліфорніі намаляваны межы, якія тысячы прадпрыемстваў перасякаюць кожны дзень, не заўважаючы гэтага, пакуль не прыйдзе судовы пазоў.

Асабліва для малога і сярэдняга бізнесу праблема заключаецца не ў наўмысным невыкананні патрабаванняў. Гэта велізарная колькасць забароненых метадаў, якія спакойна сталі незаконнымі ў Каліфорніі, застаючыся абсалютна законнымі ў 49 іншых штатах. Палажэнні аб забароне канкурэнцыі, запыты гісторыі заработнай платы, пэўныя дамоўленасці аб аб'яднанні чаявых, нераскрытае назіранне за супрацоўнікамі - гэта стандартныя інструменты ў многіх бізнес-інструментарыях па ўсёй краіне, але яны відавочна забароненыя для каліфарнійскіх работнікаў і, у многіх выпадках, для любога супрацоўніка, чыя праца закранае Каліфорнію якім-небудзь значным чынам.

Разуменне гэтага ландшафту - гэта не проста юрыдычнае практыкаванне. Гэта фундаментальнае пытанне бізнес-аперацый. Кампаніі, якія трапляюць на плоскаступнёвасць, рэдка з'яўляюцца зламыснікамі; гэта прадпрыемствы, якія працуюць на састарэлых шаблонах, успадкаванай практыцы кадраў і праграмным забеспячэнні, якое ніколі не стваралася з улікам унікальнага прававога асяроддзя Каліфорніі.

Пагадненні аб неканкурэнцыі: самая няправільная забарона ў амерыканскім працоўным заканадаўстве

У Каліфорніі забароненыя пагадненні аб неканкурэнцыі з 1872 года. Гэта дата не памылка друку. На працягу больш за 150 гадоў дзяржава лічыла, што абмежаванне здольнасці работніка працаваць у сваёй сферы пасля сыходу з працы супярэчыць дзяржаўнай палітыцы. Тым не менш у 2024 годзе заканадаўчы орган Каліфорніі ўсё яшчэ адчуваў сябе вымушаным прыняць AB 1076, які патрабуе ад працадаўцаў афіцыйнага паведамлення цяперашніх і былых супрацоўнікаў аб тым, што любы пункт аб неканкурэнцыі ў іх кантрактах з'яўляецца несапраўдным і не мае законнай сілы.

Навошта прымаць новы закон аб тым, што было незаконным паўтара стагоддзя? Таму што кампаніі працягваюць уключаць гэтыя пункты ў любым выпадку - часам свядома, часам таму, што яны капіруюць кантракты з іншых штатаў, а часам таму, што яны проста ніколі не правяралі ўласную кадравую дакументацыю. Патрабаванне апавяшчэння 2024 года стала прамым адказам на гэтую рэальнасць, і прадпрыемствы, якія не адправілі неабходныя апавяшчэнні да лютага 2024 года, сутыкнуліся з неадкладнымі грамадзянскімі іскамі.

Практычнае значэнне вельмі важнае: калі ваш бізнес працуе ў некалькіх штатах, вы не можаце падтрымліваць адно стандартнае працоўнае пагадненне. Супрацоўнікам у Каліфорніі патрэбны кантракты, звязаныя з Каліфорніяй. Гэта менавіта тая дыферэнцыяцыя адпаведнасці, якой можа дапамагчы модульная бізнес-аперацыйная сістэма, такая як Mewayz, — цэнтралізацыя вашай кадравай дакументацыі пры захаванні спецыфічных для штата варыяцый, якія забяспечваюць вашу юрыдычную абарону ў кожнай юрысдыкцыі.

Гісторыя заробкаў: чаму няправільны пытанне каштуе вам

З 2018 года ў Каліфорніі працадаўцам забаронена распытваць суіскальнікаў аб іх гісторыі заробкаў. Закон распаўсюджваецца на ўсіх працадаўцаў, незалежна ад іх памеру, і распаўсюджваецца на агентаў, якія дзейнічаюць ад імя працадаўцы. Гэта азначае, што кадравыя агенцтвы і староннія рэкрутэры, якія вы наймаеце, таксама звязаны абмежаваннем пры замяшчэнні пасад у Каліфорніі.

Абгрунтаванне простае: гістарычныя дадзеныя аб зарплаце часта ўвекавечваюць дыспрапорцыю ў аплаце, якая караніцца ў папярэдняй дыскрымінацыі. Калі кандыдату недаплачвалі на папярэдняй пасадзе з-за яго полу або расы, заснаванне новай кампенсацыі на гэтай гісторыі ўскладняе першапачатковую няроўнасць. Адказ Каліфорніі быў цалкам выдаліць пытанне. Замест гэтага працадаўцы павінны разлічваць на ўласныя структуры аплаты працы, даследаванні рынку і заяўленыя чаканні кандыдата.

Што робіць гэта асабліва складаным для кампаній з некалькімі штатамі, так гэта наступны ўплыў на вашу ATS (сістэму адсочвання заяўнікаў) і працоўныя працэсы адаптацыі. Многія састарэлыя сістэмы кадраў уключаюць палі гісторыі заробкаў у якасці ўваходных дадзеных па змаўчанні. Калі вашы менеджэры па найму выцягваюць даныя з гэтых палёў, каб інфармаваць прапановы - нават неафіцыйна - у вас ёсць прабел у адпаведнасці. Прадпрыемствам патрэбны інструменты найму і персаналу, якія забяспечваюць захаванне гэтых абмежаванняў на ўзроўні працоўнага працэсу, а не толькі на паперы.

Маніторынг супрацоўнікаў: раскрыццё інфармацыі не з'яўляецца абавязковым

Раздзел 980 Працоўнага кодэкса Каліфорніі забараняе працадаўцам патрабаваць ад супрацоўнікаў доступу да асабістых акаўнтаў у сацыяльных сетках. Але абмежаванні маніторынгу распаўсюджваюцца далёка за межы гэтага. Комплексны падыход Каліфорніі да канфідэнцыяльнасці супрацоўнікаў азначае, што любы электронны маніторынг — у тым ліку сачэнне па электроннай пошце, GPS-сачэнне на асабістых транспартных сродках, рэгістрацыя націсканняў клавіш на персанальных прыладах і аўдыяманіторынг — патрабуе відавочнага папярэдняга паведамлення супрацоўнікам.

Самы дарагі збой у адпаведнасці - гэта не той, на які вы свядома пайшлі на рызыку, - гэта той, які пахаваны ў наладах па змаўчанні пастаўшчыка праграмнага забеспячэння, якія вы ніколі не думалі правяраць.

Гэта становіцца ўсё больш актуальным, калі прадпрыемствы разгортваюць праграмнае забеспячэнне для маніторынгу прадукцыйнасці. Інструменты, якія адсочваюць час, затрачаны на прыкладанні, робяць перыядычныя здымкі экрана або запісваюць паведамленні, шырока выкарыстоўваюцца ў асяроддзі аддаленай працы. У Каліфорніі выкарыстанне гэтых інструментаў без пісьмовага паведамлення супрацоўнікам з'яўляецца парушэннем Працоўнага кодэкса, якое можа прывесці да грамадзянска-прававых санкцый і значнай адказнасці ў выпадках незаконнага звальнення.

Патрабаванне раскрыцця інфармацыі не абцяжарвае, але яно патрабуе, каб хтосьці ў вашай арганізацыі сапраўды ведаў, якія магчымасці маніторынгу актыўныя ў вашым праграмным стэку. Калі вы карыстаецеся тузінам розных бізнес-інструментаў — уліку часу, кіравання праектамі, аналітыкі электроннай пошты, аўтапарка GPS — кожны са сваімі функцыямі маніторынгу, гэты аўдыт не трывіяльны. Кансалідаваныя бізнес-аперацыйныя платформы, якія дакументуюць збор даных у адным месцы, значна палягчаюць выкананне і абслугоўванне гэтага працэсу раскрыцця інфармацыі.

Аб'яднанне чаявых, мінімальная заработная плата і міны па заработнай плаце

У Каліфорніі ёсць свая мінімальная заработная плата, свае правілы чаявых і ўласныя разлікі звышурочнай працы — і яны адрозніваюцца ад федэральных стандартаў такім чынам, што ствараюць сапраўдную складанасць налічэння заработнай платы. Па стане на 2025 год мінімальная заработная плата ў Каліфорніі складае 16,50 долараў за гадзіну, але некаторыя работнікі хуткага харчавання маюць права на аплату 20 долараў за гадзіну ў адпаведнасці з AB 1228, а мясцовыя пастановы ў Сан-Францыска, Лос-Анджэлесе і іншых гарадах павялічваюць стаўкі.

Што тычыцца чаявых, Каліфорнія забараняе працадаўцам браць любую долю чаявых ад супрацоўнікаў — у тым ліку практыку ўключэння ўладальнікаў або кіраўнікоў у пулы чаявых, што пры пэўных абставінах дазволена федэральным законам. Адрозненне мае значэнне, таму што праграмнае забеспячэнне для разліку заработнай платы, наладжанае ў адпаведнасці з федэральнымі стандартамі, не будзе аўтаматычна адзначаць парушэнні, характэрныя для Каліфорніі. Прадпрыемствам з каліфарнійскімі супрацоўнікамі патрэбныя сістэмы налічэння заработнай платы, якія могуць прымяняць правілы канкрэтнай юрысдыкцыі на ўзроўні супрацоўнікаў.

• Разлік звышурочных: у Каліфорніі патрабуецца штодзённая звышурочная праца (больш за 8 гадзін у дзень), а не толькі штотыднёвая звышурочная праца (больш за 40 гадзін у тыдзень), як у адпаведнасці з федэральным законам
• Перапынак на харчаванне і адпачынак: Каліфорнія прадугледжвае 30-хвілінны перапынак на прыём ежы для змен больш за 5 гадзін і 10-хвілінны перапынак на адпачынак за кожныя 4 адпрацаваныя гадзіны — са штрафам у памеры адной гадзіны за кожны прапушчаны перапынак
• Канчатковы заробак: Супрацоўнікі, якія звальняюцца, павінны неадкладна атрымаць увесь заробак; тыя, хто звальняецца з паведамленнем менш чым за 72 гадзіны, маюць 72 гадзіны, каб атрымаць апошнюю зарплату
• Кампенсацыя выдаткаў: Працоўны кодэкс Каліфорніі 2802 патрабуе ад працадаўцаў кампенсаваць усе неабходныя бізнес-выдаткі, у тым ліку выдаткі на мабільны тэлефон для працоўнага выкарыстання
• Празрыстасць аплаты працы: са студзеня 2023 г. працадаўцы з 15 і больш супрацоўнікамі павінны ўключаць у аб'явы аб вакансіях дыяпазоны аплаты працы і прадастаўляць інфармацыю аб шкале аплаты працы цяперашнім супрацоўнікам па запыце

Кожнае з гэтых патрабаванняў уяўляе катэгорыю патэнцыйнай адказнасці. Напрыклад, модуль налічэння заработнай платы Mewayz прызначаны для прымянення разлікаў з улікам юрысдыкцыі, што азначае, што прадпрыемствы, якія кіруюць супрацоўнікамі з Каліфорніі і не з Каліфорніі праз адну і тую ж платформу, могуць выконваць патрабаванні без запуску паралельных сістэм.

Канфідэнцыяльнасць даных і CCPA: аўдыт бізнес-праграмнага забеспячэння, які вы, верагодна, пратэрмінавалі

Каліфарнійскі Закон аб абароне канфідэнцыяльнасці спажыўцоў (CCPA), узмоцнены Законам Каліфорніі аб правах на канфідэнцыяльнасць (CPRA), стварыў аснову правоў спажыўцоў на даныя, якая не мае прамых паралеляў у федэральным заканадаўстве. Для прадпрыемстваў гэта азначае, што любая кампанія, якая збірае персанальныя даныя жыхароў Каліфорніі — незалежна ад таго, дзе знаходзіцца штаб-кватэра самой кампаніі — павінна адпавядаць шэрагу патрабаванняў да раскрыцця, выдалення і адмовы, якія значна перавышаюць патрабаванні іншых штатаў.

Наступствы для бізнес-праграмнага забеспячэння істотныя. Калі ваша CRM змяшчае даныя кліентаў з Каліфорніі, гэтыя кліенты маюць права ведаць, якія даныя ў вас ёсць, запытаць іх выдаленне і адмовіцца ад іх продажу. Калі ваша платформа аўтаматызацыі маркетынгу абагульвае дадзеныя кліентаў з рэкламнымі сеткамі, гэта можа азначаць «продаж» у адпаведнасці з CCPA, нават калі грошы не пераходзяць з рук у рукі. Калі вы выкарыстоўваеце інструменты для стварэння патэнцыйных кліентаў, якія збіраюць або купляюць кантактныя даныя, вы можаце захоўваць інфармацыю аб жыхарах Каліфорніі, якія ніколі не давалі згоды на вашу калекцыю.

Каліфарнійскае Агенцтва па абароне канфідэнцыяльнасці ў 2023 году прыняло да ўвагі правапрымяненне, якое дало зразумець, што выкананне патрабаванняў CCPA — гэта не аднаразовая задача, а пастаяннае аператыўнае патрабаванне. Прадпрыемствам патрэбна інфраструктура даных, якая можа адказваць на індывідуальныя запыты даных на працягу 45 дзён, весці ўлік дзеянняў па апрацоўцы даных і дэманстраваць, што метады захавання прыватнасці, апісаныя ў іх апублікаваных палітыках, сапраўды адлюстроўваюць тое, што робіць іх праграмны стэк. Гэта вобласць, дзе кансалідаваныя бізнес-платформы з убудаванымі функцыямі кіравання дадзенымі маюць значную перавагу ў адпаведнасці з патрабаваннямі перад фрагментаванымі кропкавымі рашэннямі.

Праблема аперацый у некалькіх штатах: убудаванне адпаведнасці ў вашы сістэмы

Фундаментальная праблема "забароненых у Каліфорніі" не ў самой Каліфорніі - гэта аперацыйная праблема вядзення бізнесу, якая закранае некалькі прававых асяродкаў адначасова. Кампанія з 200 супрацоўнікамі ў 15 штатах адначасова падпадае пад дзеянне 15 розных рэжымаў працоўнага права, прычым Каліфорнія ўяўляе сабой найбольш патрабавальны набор патрабаванняў.

Кампаніі, якія спрабуюць вырашыць гэту праблему толькі з дапамогай палітычных дакументаў, стабільна саступаюць тым, хто ўбудоўвае адпаведнасць у свае працоўныя працэсы. Палітыка "не пытацца гісторыю заробкаў" не перашкаджае менеджару па найму дадаваць поле гісторыі заробкаў у шаблон нататак для сумоўя. Палітыка налічэння заработнай платы, якая патрабуе штодзённага разліку звышурочнай працы, не пераразлічваецца аўтаматычна, калі каліфарнійскі супрацоўнік працуе 9 гадзін у дзень. Адпаведнасць павінна быць убудавана ў інструменты, якімі людзі сапраўды карыстаюцца, а не захоўвацца ў даведніку, які раз у год правяраецца падчас адаптацыі.

Тут архітэктура вашага бізнес-праграмнага забеспячэння становіцца стратэгічным пытаннем, а не толькі тэхналагічным. Такія платформы, як Mewayz, якія аб'ядноўваюць кадры, разлікі заработнай платы і CRM у модульную сістэму, могуць прымяняць правілы канкрэтнай юрысдыкцыі на ўзроўні працоўнага працэсу — пазначаць неадпаведныя шаблоны кантрактаў перад іх адпраўкай, прымяняць правільныя правілы звышурочнай працы ў залежнасці ад месцазнаходжання супрацоўніка і весці запісы апрацоўкі даных, якія адпавядаюць патрабаванням аўдыту CCPA. Альтэрнатывай з'яўляецца набор адключаных інструментаў, кожны з якіх патрабуе ручной карэкціроўкі ў адпаведнасці з правіламі Каліфорніі, з непазбежнымі прабеламі ў адпаведнасці, якія ўзнікаюць з-за чалавечага нагляду ў асяроддзі вялікага аб'ёму.

Заставайцеся ў курсе, бо нарматыўны каляндар Каліфорніі працягвае рухацца

Асаблівая праблема адпаведнасці Каліфорніі заключаецца ў тым, што яна не статычная. Заканадаўчы орган штата штогод прымае сотні законапраектаў, а заканадаўства аб занятасці і канфідэнцыяльнасці з'яўляюцца вечнымі сферамі дзейнасці. 2024 год прынёс новыя абмежаванні на пагадненні аб неразгалошванні ў міравых пагадненнях, звязаных з дамаганнямі на працоўным месцы. У 2023 годзе ўведзены патрабаванні да празрыстасці аплаты працы. Папраўкі ў CPRA працягваюць змяняць абавязацельствы па захаванні прыватнасці даных. Кожны год дадае новыя пласты.

Для прадпрыемстваў гэта азначае, што выкананне патрабаванняў, дасягнутае ў 2022 годзе, не абавязкова азначае выкананне патрабаванняў у 2026 годзе. Вашы кантракты, канфігурацыі вашай заработнай платы, раскрыццё інфармацыі аб апрацоўцы даных і метады маніторынгу - усё гэта патрабуе перыядычнай праверкі ў адпаведнасці з дзеючым нарматыўным правам. Кампаніі, якія спраўляюцца з гэтым лепш за ўсё, - гэта прадпрыемствы з цэнтралізаванымі аперацыйнымі сістэмамі, якія дазваляюць выконваць абнаўленні - змяняючы правілы ў адным месцы, а не шукаючы дзясяткі адключаных інструментаў і шаблонаў.

Нарматыўнае асяроддзе Каліфорніі будзе пастаянна развівацца. Пытанне для любога бізнесу, які там працуе, заключаецца не ў тым, ці зменяцца правілы — яны зменяцца, — а ў тым, ці створана ваша аперацыйная інфраструктура, каб адаптавацца да іх. Кошт сістэмнага падыходу да адпаведнасці прадказальны і кіраваны. Кошт памылак у штаце, які пабудаваў усю экасістэму правапрымянення вакол гэтых сродкаў абароны, не з'яўляецца ні тым, ні іншым.

Часта задаюць пытанні

Ці распаўсюджваецца на мой бізнес закон Каліфорніі, калі я не знаходжуся ў Каліфорніі?

Так, у многіх выпадках так. Калі ў вас ёсць супрацоўнікі ў Каліфорніі, вы прадаеце прадукты ці паслугі жыхарам Каліфорніі або збіраеце даныя карыстальнікаў Каліфорніі, вы можаце падпадаць пад дзеянне такіх законаў, як CCPA, PAGA або AB5. Ахоп штата выходзіць далёка за межы яго межаў, і прадпрыемствы па ўсёй краіне былі заспеты знянацку абавязацельствамі па выкананні, якіх яны нават не чакалі.

Якія найбольш распаўсюджаныя нормы Каліфорніі застаюць малы бізнес знянацку?

Самыя вялікія сюрпрызы звязаны з класіфікацыяй незалежных падрадчыкаў у адпаведнасці з AB5, строгімі абмежаваннямі на неканкурэнцыю для супрацоўнікаў і патрабаваннямі канфедэнцыйнасці даных у адпаведнасці з CCPA. Фармулёўка працоўнага дагавора, цалкам законная ў большасці штатаў, у Каліфорніі можа быць невыканальнай або нават падпадаць пад дзеянне. Многія ўладальнікі малога бізнэсу выяўляюць гэтыя прабелы толькі пасля атрымання ліста з патрабаваннем, што нашмат даражэй, чым загадзя адпавядаць патрабаванням.

Як я магу заставацца ў курсе правілаў Каліфорніі, якія пастаянна змяняюцца, без поўнай юрыдычнай групы?

Самым практычным падыходам з'яўляецца ўкараненне адпаведнасці ў вашу дзейнасць з самага пачатку. Такія інструменты, як Mewayz — бізнес-аперацыйная сістэма з 207 модуляў, пачынаючы з 19 долараў у месяц на app.mewayz.com — дапамагаюць малым прадпрыемствам структураваць кантракты, працоўныя працэсы кадраў і даныя з убудаванай адпаведнасцю патрабаванням, зніжаючы рызыку ненаўмыснага перасячэння мяжы па меры развіцця правілаў, не патрабуючы дарагіх юрыдычных гарантый.

Ці варта мне турбавацца аб правілах Каліфорніі, калі ў мяне ёсць толькі адзін ці два кліенты Каліфорніі?

Магчыма. Згодна з CCPA, нават абмежаванае ўзаемадзеянне з каліфарнійскімі спажыўцамі можа выклікаць абавязацельствы па захаванні прыватнасці даных у залежнасці ад вашага даходу і парогавых значэнняў аб'ёму даных. Уздзеянне працоўнага заканадаўства залежыць ад таго, ці працуюць якія-небудзь работнікі ў Каліфорніі, а не толькі ад колькасці кліентаў. Варта правесці хуткі аўдыт вашых кропак сувязі ў Каліфорніі — парог адпаведнасці ніжэйшы, чым мяркуе большасць уладальнікаў бізнесу.